Jak uporządkować skrzynkę email, czyli inbox zero w kilku krokach
Liczba maili w Twoim inboxie rośnie w zastraszającym tempie? Wykorzystaj tych kilka wskazówek, by w kilku prostych krokach uzyskać wymarzony inbox zero.
Z całą listą promocji, newsletterów, notyfikacji oraz innych maili napływających codziennie do Twojego inboxu ciężko nie zakopać się w stercie wiadomości, nie mówiąc już o ważnych mailach od klientów, które potrafią się zawieruszyć w tym całym bałaganie.
Jak posprzątać swoją skrzynkę email, by osiągnąć wymarzony stan inbox zero i nie stracić na to całego dnia?
Zobacz nasze sprawdzone sposoby na uporządkowanie inboxu w kilku prostych krokach.
Posprzątaj opóźnione maile
Na pewno nieraz zdarzyło Ci się trzymać w inboxie maile, które w sumie albo od dawna są nieaktualne, albo ich czas minął. I tak sobie siedzą, zajmują miejsce i wprowadzają chaos.
W Sugesterze na takie maile jest specjalny folder - “Pełna lista opóźnionych”. Trafiają do niego wszystkie wiadomości, na które nie odpowiedziałeś “o czasie”. Co to dokładnie oznacza? W ustawieniach Sugestera możesz zaznaczyć, po jakim czasie od pojawienia się maila w skrzynce i braku interakcji taki mail staje się opóźniony.
Wiadomości w folderze opóźnione posortuj od tych najważniejszych, sprawdź czy jest jakiś mail, którym powinieneś się jednak zająć, a resztę zarchiwizuj. Możesz to zrobić jednym kliknięciem, dzięki opcji masowego działania na inboxie, wystarczy jeden checkbox nad listą. Gotowe!
Wyczyść folder spam
Zanim postanowisz usunąć cały spam, sprawdź czy wszystkie maile są rzeczywiście niepotrzebne. Jeśli jakimś cudem w spamie znalazł się mail od klienta, użyj opcji “To nie jest spam”, by zaznaczony mail trafił do inboxu, a resztę od razu usuń.
Jeśli nazbierało się tego całkiem sporo, przejdź do wyszukiwania zaawansowanego w inboxie i zmień opcję wyświetlania na stronie. Wystarczy, że w polu “Ilość zgłoszeń na stronie” wybierzesz 100 (domyślnie wyświetlamy 25 postów).
Rozpraw się z newsletterami
Niezależnie ile dostajesz codziennie newsletterów, warto się z nimi rozprawić raz a dobrze. W Sugesterze pomoże Ci w tym wyszukiwarka w inboxie. Wpisz po prostu “news” lub “newsletter”, a system wyświetli wszystkie tego typu maile.
Następnie poświęć chwilę czasu i wypisz się z każdego z nich. Może to i nużące zajęcie, ale wypisanie się z newsletterów drastycznie zmniejszy liczbę maili napływających codziennie do Twojego inboxu.
A co z newsletterami, na które zapisujesz się aktywnie i z pełną świadomością? Stwórz dla nich osobny folder w Sugesterze i ustaw filtr, który wychwyci wszystkie takie maile i przekierowuje je w odpowiednie miejsce. Folder możesz przeglądać np. raz w tygodniu i decydować o dalszym losie takich wiadomości.
Zaktualizuj stan Twojej skrzynki
Czasami w stercie maili zalegających w naszej skrzynce sami już nie wiemy co jest aktualne, a co nie. Dlatego często zostawiamy maile, zwłaszcza od klientów, żeby sobie tak “wisiały” na wszelki wypadek. W rozwiązaniu sprawy mogą pomóc Ci statusy maili w Sugesterze. Wystarczy przejść do wyszukiwania zaawansowanego w inboxie, i w polu “status” wybrać np. “Rozwiązane” i sprawdzić czy maile z takim statusem są nadal na liście w inboxie. Jeśli tak, od razu je zarchiwizuj. W ten sam sposób sprawdź pozostałe statusy. To pozwoli szybko wykluczyć sprawy rozwiązane, przedawnione lub nieaktualne.
Foldery z powiadomieniami z allegro/płatności online
Jeśli masz osobno wydzielone foldery dla powiadomień o dokonaniu zakupu np. z allegro czy potwierdzeniu płatności, sam wiesz jak szybko takie foldery się zapełniają. Tego typu wiadomości warto zachować, ale niekoniecznie muszą zapychać folder i tkwić tam w nieskończoność. Korzystając z Sugestera, możesz zautomatyzować proces archiwizacji takich wiadomości. Wystarczy ustawić, czy takie maile mają być od razu usunięte, zamknięte lub zmieniony ma być status. Wszystko za sprawą funkcji “Wykonaj akcję na folderach po ustalonym czasie”. Nie dość, że korzystanie z tej funkcji pomaga nam utrzymać naszą skrzynkę w ryzach, to jeszcze pozytywnie wpływa na wydajność.
Pozbądź się starych wiadomości
Może masz maile takie jeszcze z …zeszłego roku w swoim inboxie? Nie przetrzymuj ich w nieskończoność w skrzynce. Przejdź do wyszukiwania zaawansowanego w inboxie i stwórz filtr “dodane w okresie od-do” np. 1.01.2021-31.12.2021. Następnie wszystkie wyszukane maile zarchiwizuj.
Maile nieprzeczytane
Sprawdź posty nieprzeczytane. W Sugesterze wystarczy przejść do folderu “Nieprzeczytane” w inboxie. Przejrzyj listę wiadomości. Jeśli nie przeczytałeś tych maili w ciągu ostatnich dwóch tygodni, to prawdopodobnie nigdy ich nie przeczytasz, dlatego możesz spokojnie je zarchiwizować. W razie czego, z archiwum możesz je zawsze przywrócić. Możesz też np. skorzystać z wyszukiwania zaawansowanego w inboxie i ustawić filtry: nieprzeczytane starsze niż 30 dni.
Użyj filtru
Jeśli widzisz maile powtarzające się regularnie od jakiegoś nadawcy, które są Ci zupełnie niepotrzebne albo mało ważne - stwórz dla nich filtr. Jeśli coś jest spamem, to po prostu dodaj własny filtr antyspamowy. W Sugesterze jest to możliwe dzięki opcji “Spam” w filtrach. Po prostu wpisz w filtrze nadawcę lub nadawców i tyle. Wszystkie maile będą wpadać automatycznie do folderu spam i nie będą Ci zaśmiecać inboxu. Możesz też stworzyć dla takich wiadomości osobny folder. Ustaw sobie wtedy przypomnienie, żeby np. raz na tydzień sprawdzać i czyścić ten folder.
