Okres wakacyjny to szczególny moment dla biznesu - jedne firmy wyciszają swoją aktywność, inne wchodzą w jej apogeum, jeszcze inne traktują ten czas jak każdy inny w roku. 

Niezmiennie jednak okres wakacyjny to dla wielu firm okres urlopowy, na który pracownicy czekają cały rok. 

Zanim wszyscy na dobre rozjadą się na długo wyczekiwane urlopy, przygotuj zespół na zmiany w organizacji pracy w okresie wakacyjnym. Jeśli zadbasz o dobry przepływ informacji, odpowiedni backup i narzędzia, unikniesz sytuacji, gdzie klient nie dostał odpowiedzi na maila lub oferta nie została sfinalizowana ze względu na chwilowe braki w kadrze.

Stwórz kalendarz urlopów 

Możesz wykorzystać kalendarz w Sugesterze, by stworzyć kalendarz urlopów Twoich pracowników. Wystarczy stworzyć nowy dział “Urlopy” i dać do niego dostęp wszystkim pracownikom. Dzięki temu każdy członek zespołu będzie mógł sprawdzić kto i kiedy ma urlop. To znacznie ułatwi planowanie podziału obowiązków.

Ustaw automatyczną odpowiedź na skrzynce mailowej

Sugester posiada funkcję autorespondera, czyli automatycznej odpowiedzi na mail, która świetnie się sprawdzi podczas urlopu.

Autoresponder nie tylko pozwala poinformować klientów o naszej nieobecności, ale też pozytywnie wpływa na kontynuowanie korespondencji po powrocie z wypoczynku. Nie ma nic gorszego niż zalegające w skrzynce maile bez odpowiedzi od zirytowanych klientów. 

Dodaj nowe filtry i foldery do swojej skrzynki

Przygotowując się do urlopu, warto zadbać o porządek na skrzynce odbiorczej tak, by po powrocie nie spędzić całego dnia na odczytywaniu i sortowaniu maili. 

Możesz dodać kilka nowych filtrów i folderów, które posegregują Twoją korespondencję. Po powrocie będzie łatwiej Ci się w niej odnaleźć.

Dzięki temu po powrocie nie będziesz musiał ważnej dla Ciebie korespondencji szukać w stosie maili. A jeśli ktoś z zespołu Cię zastępuje, będzie wiedział, że w pierwszej kolejności powinien napisać do tych klientów.

Korzystaj z funkcji "Urlop"

Każdy z użytkowników Sugestera może zaznaczyć okres swojej nieobecności w firmie za pomocą funkcji “urlop” dostępnej w profilu użytkownika. Wystarczy wybrać zakres dat, by system w tym czasie przekierowywał całą korespondencję oraz zadania cykliczne do folderu “do przydzielenia” lub do konkretnego pracownika, który w tym czasie będzie zastępował nieobecnego pracownika.

Po aktywowaniu tej opcji użytkownik, który jest na urlopie jest oznaczony w systemie ikonką “palmy”. Dzięki temu cały zespół wie, że w tym okresie nie ma co dawać temu użytkownikowi nowych zadań czy przekazywać spraw od klientów.

Wakacje nie muszą być organizacyjnym wyzwaniem dla firmy i odbijać się na jakości obsługi. Wystarczy dobre rozplanowanie pracy, odpowiednio zorganizowane zastępstwo i kilka dodatkowych funkcji włączonych w Sugesterze, by czas pracowniczych urlopów nie był utrapieniem ani dla klientów, ani dla tych, którzy na urlop nie idą i przejmują część obowiązków swoich kolegów na czas ich nieobecności.

Sprawdź możliwości Sugestera dla Twojego biznesu