1. Twórz artykuły w bazie wiedzy w wielu językach i sprawdzaj ich dostępność w różnych wersjach językowych

Wielojęzyczną bazę wiedzy stworzyliśmy po to, by odbiorcy, do których kierowane są zawarte w nich informacjach, mogli bez problemu znaleźć pomoc w swoim ojczystym języku, bez konieczności korzystania z, nie zawsze profesjonalnych, translatorów.

Dla czytelnika takiej bazy wiedzy wszystko jest proste - wpisuje w wyszukiwarkę frazę jaka go interesuje, następnie zagłębia się w artykuł, który znalazł i gotowe! Już wszystko wie.

Trochę inaczej wygląda to natomiast od strony twórcy takiej wielojęzycznej bazy wiedzy. Trzeba przecież napisać najpierw artykuł, potem przetłumaczyć go na inny język, dodać screey, wybrać kategorię. I o ile robicie to na bieżąco i macie czas, by od ręki zrobić tłumaczenie, bez problemu odnajdziecie się we wszystkich postach. Gorzej jeśli tłumaczenia robicie “na raty”, albo zmieniacie właśnie swoją bazę wiedzy na wielojęzyczną i macie mnóstwo nieprzetłumaczonych wpisów. Żeby we wszystkim się połapać przychodzimy Wam z pomocą, a właściwie nowa opcja, którą dodaliśmy w lutym do systemu - tabela porównawcza istniejących i nieprzetłumaczonych wpisów. Od teraz wystarczy wejść w zakładkę Baza wiedzy i kliknąć przycisk Sprawdź aktualność/dostępność wpisów.

Jak to działa?

• Posty w różnych wersjach językowych są połączone tym samym kluczem, tzw tokenem artykułu, dzięki czemu łatwo jest potem przełączać się między wielojęzycznymi wpisami
• System wyświetla tabelę wszystkich istniejących wpisów w języku źródłowym i sprawdza czy te artykuły istnieją w innych wersjach językowych
• Posty wyświetlane na zielono mówią o tym, że wszystkie wersje językowe mają przetłumaczony dany wpis
• Posty wyświetlane na czerwono sygnalizują, że są jakieś braki w tłumaczeniach i trzeba je uzupełnić

Więcej w artykule Tworzenie wpisu do bazy wiedzy w różnych językach

 

2. Zarządzaj tym kto i co widzi w bazie wiedzy, czyli nowe uprawnienia dla forum i bazy wiedzy

Jak wiecie w Sugesterze macie możliwość nadawania indywidualnych uprawnień dla poszczególnych pracowników, w zależności od tego, jaką funkcję pełnią w firmie. Służą do tego Role. Lista dostępnych w poszczególnych modułach funkcji pozwala na precyzyjne określenie do jakich danych pracownik ma mieć dostęp. Ostatnio znacznie rozbudowaliśmy zakres zarządzania postami na forum i w bazie wiedzy.

Co nowego?

Podobnie jak w przypadku innych modułów daliśmy Wam możliwość wyboru co może, a czego nie Wasz pracownik. Czy powinien móc dodawać nowe wpisy, czy upoważniacie go do edycji postów albo ich kasowania.

Więcej w artykule Uprawnienia (role) użytkowników

 

3. Monitoruj na co najwięcej czasu poświęcają Twoi pracownicy

Do ewidencjonowania czasu pracy oraz monitoringu poszczególnych działań pracownika służy nasz raport Timesheet. Jeśli chcecie sprawdzić ile Wasz pracownik poświęcił czasu na dany projekt lub rozwiązanie zadania, zajrzyjcie w jego czas pracy. Timesheet i zawarte w nim informacje mogą też posłużyć Wam jako podstawa do rozliczenia się z klientem lub pracownikiem.

To co dodaliśmy ostatnio to możliwość tagowania poszczególnych aktywności zapisywanych w timeshhecie.

Czemu mają służyć tagi w timesheecie?

Nie zawsze dzień pracy jest wypełniony tylko zadaniami, których czas realizacji możecie zmierzyć za pomocą funkcji Rejestruj czas. Zdarzają się też dni, gdzie biegacie po spotkaniach, ustalacie w grupie plan działania na najbliższy miesiąc lub konsultujecie proponowane przez Was rozwiązanie z przełożonym. Aby żadna z tych aktywności nie umknęła, zostały wprowadzone do timesheetu tagi. Dzięki nim możecie grupować działania, łatwiej Wam będzie też monitorować na co najwięcej czasu poświęcają pracownicy i czy nie warto czegoś zmienić w organizacji pracy, by byli jeszcze bardziej efektywni.

Więcej w artykule Timesheet - najważniejsze informacje

 

4. Wysyłaj kampanie mailingowe, nie zapominając o linku "Wypisz się"

To opcja dla wszystkich zapominalskich - przy wysyłce kampanii mailingowych wprowadziliśmy automatyczne doklejanie do treści maila linku Wypisz się. Dzięki takiemu linkowi minimalizujecie ryzyko, że wiadomość zostanie oznaczona jako spam przez odbiorcę, jeśli ten nie chce jej więcej otrzymywawać i nie zadręczacie swoich klientów niepotrzebną korespondencją. Klienci zwracają na to uwagę, pamiętajcie o tym :)

Więcej w artykule Wysyłanie emailinu/newsletterów z Sugestera

 

5. Wyszukuj klientów po "mieście" w wyszukiwaniu prostym

Zapytacie gdzie te zmiany? Wyszukiwanie klientów po “mieście” było zawsze możliwe! Tak, ale nie wszyscy pamiętali o tym, że sortowanie po tym rekordzie jest możliwe tylko w wyszukiwaniu zaawansowanym, co często wiązało się z otrzymywaniem przez Was niezbyt zadowalającego wyniku wyszukiwania w postaci cyfry 0 gdy używaliście do tego wyszukiwania prostego.

Na szczęście szybko reagujemy na Wasze potrzeby i wprowadziliśmy sortowanie klientów po “mieście” w wyszukiwaniu prostym. Od dziś, aby znaleźć klienta z danej lokalizacji, wystarczy w wyszukiwarce w polu Szukane słowo wpisać nazwę miasta. I gotowe!

 

6. Porównuj efektywność swoich pracowników w działach

Mamy nadzieję, że pamiętacie o Raporcie aktywności użytkowników jaki Wam w ostatnim czasie udostępniliśmy. Dla przypomnienia - raport pokazuje ile użytkownicy odebrali telefonów, wysłali maili czy odbyli spotkań z klientem w rozbiciu na poszczególnych pracowników. Możecie porównać ich zmagania w odniesieniu do konkretnych wybranych osób, ale też od niedawna, również w obrębie wybranego działu.

Co to znaczy?
Żeby sprawdzić kto radzi sobie świetnie, a komu jest potrzebna pomoc przy osiąganiu celu w Waszym dziale sprzedaży, nie musicie już jak wcześniej wybierać z listy po kolei każdego pracownika należącego do tego działu. Teraz wystarczy w polu Dział wybrać Sprzedaż i wszystko widzicie jak na dłoni.

Więcej w artykule Raport aktywności użytkowników

 

7. Eksportuj maile do .eml w paczkach do 1000 rekordów

To opcja dla wszystkich tych, którzy znajdą się w sytuacji, w której będą potrzebowali wyeksportować maile z Sugestera npp z konkretnego zakresu czasu.
Wcześniej mogliście za jednym razem wyeksportować maksymalnie 100 rekordów czyli tyle ile Sugester jednorazowo jest w stanie wyświetlić na liście w inboxie. Ale ponieważ często zdarza się tak, że maili do wyeksportowania jest znacznie więcej niż 100, dajemy Wam możliwość eksportu jednorazowo do 1000 maili.

A co jeśli maili jest więcej niż 1000?

Oczywiście może się tak zdarzyć. Wtedy należy zmienić zakres czasu na taki, który nie będzie zawierał więcej niż 1000 maili. Czyli - przykładowo - jeśli potrzebujecie zrobić eksport maili z ostatniego miesiąca, system wyświetli Wam 3000 rekordów, to zróbcie jeszcze raz wyszukiwanie, zmniejszając zakres do np tygodnia. Wtedy system wyświetli Wam mniejszą liczbę rekordów, a Wy będziecie w stanie łatwo ją wyeksportować. Czynność trzeba będzie oczywiście powtórzyć, zmieniając zakres dat tak, by finalnie otrzymać eksport z całego miesiąca.

 

8. Na koniec dwie drobniejsze zmiany, które też są ważne:)

Przycisk Usuń na liście Formularzy

Na koniec informacja o przycisku Usuń, jaki dodaliśmy na liście formularzy. Nie każemy Wam już tyle klikać i wchodzić w konkretny formularz, żeby go usunąć. Teraz wystarczy, że klikniecie ikonkę klucza jaka znajduje się na liście formularzy przy pozycji, którą chcecie skasować i wybierzecie Usuń. Nic prostszego:)

Wpisy do bazy wiedzy zapisywane w draftach

Przy okazji tematu bazy wiedzy jeszcze jedna ważna informacja - wpisy, które tworzycie zapisują się w Wersji roboczej w inboxie. Przy starej wersji bazy wiedzy ta opcja była dostępna, potem po zmianach przez chwilę jej nie było, ale wiemy ile stresu kosztuje pisanie postu od nowa, jeśli przez przypadek zamknęliśmy Sugestera lub chwilowo straciliście dostęp do internetu :)

I to na tyle:) Mamy nadzieję, że zaczniecie wykorzystywać wszystkie nowe możliwości systemu jak najprędzej:) I oczywiście bądźcie z nami za miesiąc!