Zastanawiałeś się kiedyś, gdzie znika czas podczas dnia pracy? Kilka minut tu, kilka tam, zsumowane mogą mieć ogromny wpływ na efektywność całego zespołu.

Właśnie dlatego rejestracja czasu pracy staje się ważnym elementem nowoczesnego zarządzania firmą. Pozwala nie tylko monitorować godziny pracy, ale też dokładnie sprawdzić kto i jak długo nad czymś pracował.

I nie chodzi tu o śledzenie każdego ruchu pracowników, ale o analizę efektywności i zdobycie wiedzy na temat tego, które obszary w firmie wymagają poprawy.

Dlaczego rejestracja czasu pracy jest tak ważna?

 

Optymalizujesz zasoby

Rejestracja czasu pracy pozwala Ci lepiej zarządzać zasobami ludzkimi. Dzięki temu możesz precyzyjniej rozdzielać zadania. Nie masz przestojów ani sytuacji, że zespół jest przeciążony, co skutkuje tym, że jesteś w stanie zrobić dokładnie tyle, ile zaplanowałeś.

 

Lepiej planujesz projekty

Znając dokładny czas poświęcony na różne zadania, możesz lepiej planować przyszłe projekty. Programy do ewidencji czasu pracy umożliwiają monitorowanie, które zadania zajmują najwięcej czasu, co pozwala na dokładniejsze prognozowanie. Łatwiej też dotrzymywać terminów i realizować zadania na czas.

 

Kontrolujesz koszty

Jeśli rejestrujesz w zespole czas poświęcony na konkretne działania, łatwiej Ci śledzić koszty związane z pracą nad projektami. Możesz monitorować, ile czasu pracownicy spędzają na zadaniach i odpowiednio dostosować budżet, unikając przy tym nieprzewidzianych wydatków.

 

Oszczędzasz czas

Elektroniczna ewidencja czasu pracy eliminuje konieczność ręcznego zapisywania godzin pracy. To zmniejsza ryzyko błędów i oszczędza czas. Dodatkowo wiele rzeczy w prowadzeniu takiej ewidencji dzieje się automatycznie - jak generowanie raportu czy podpinanie czasu pracy pod konkretne zadanie, Ty nie musisz już o tym myśleć.

 

Jak zarządzać czasem pracy z Sugesterem

Rejestracja czasu pracy z Sugesterem jest naprawdę prosta. Wystarczy kilku funkcji, żeby wszystko stało się jasne

 

1. Licznik czasu pracy 

Umożliwia łatwe śledzenie czasu spędzonego na poszczególnych zadaniach. Wystarczy jedno kliknięcie, aby rozpocząć lub zatrzymać licznik, a dokładny czas, jaki poświęciłeś na konkretne działanie zapisze się automatycznie w systemie.

 

2. Raport Timesheet

Każdy zliczony czas jest zapisywany w raporcie Timesheet (zakładka Raporty). To tu wygenerujesz szczegółowe raporty, które dostarczą Ci cennych informacji na temat wykorzystania czasu przez Twoich pracowników. Możesz szybko sprawdzić ile czasu i na jakie zadania poświęcił każdy z użytkowników lub zobaczyć czas pracy całego zespołu w rozbiciu na konkretny dzień, tydzień, miesiąc itd. To pozwoli Ci przeanalizować, które zadania zajmują najwięcej czasu i gdzie można wprowadzić usprawnienia.

 

3. Wpisywanie godzin ręcznie

Nie zawsze zadania, jakie wykonujemy możemy zmierzyć z zegarkiem w ręku, od-do. Czasem nasze obowiązki są bardziej ogólne lub mniej mierzalne, dlatego warto wtedy korzystać z opcji dodawania czasu pracy ręcznie. Możesz wpisać sumaryczny czas, jaki poświęciłeś na dane działanie w ciągu dnia. Dzięki temu mniej precyzyjne zadania można także monitorować i wysnuwać odpowiednie wnioski.

 

4. Rozliczenia z pracownikami i klientami

Timesheet w Sugesterze to nie tylko monitorowanie czasu pracy pracowników. To także sposób na szybkie i precyzyjne rozliczenie z pracownikiem lub klientem. Wystarczy, że w raporcie wybierzesz konkretnego pracownika i wpiszesz zakres dat, dla których chcesz wygenerować raport. Dzięki temu widzisz ile Twój pracownik przepracował dla ciebie godzin np. w czerwcu i jaką kwotę mu za to wypłacić. To samo dotyczy klientów oraz prowadzonych projektów. Jeśli uzupełnisz pole Klient lub Projekt w Timesheecie, to system wyświetli ci listę wszystkich zadań realizowanych w ramach projektu lub dla klienta z sumaryczną liczbą godzin. Oczywiście pod warunkiem, że używasz licznika czasu pracy lub wpisujesz godziny ręcznie.

 

5. Integracja z innymi modułami 

Timesheet jest powiązany z innymi modułami Sugestera, takimi jak CRM i Kalendarz. Dzięki temu masz wszystkie niezbędne narzędzia do zarządzania firmą w jednym miejscu, co znacznie ułatwia pracę. Oszczędzasz też czas, bo jedno kliknięcie na nazwę klienta lub projektu w Timesheecie przenosi Cię od razu na profil tego klienta lub kartę danego projektu.

 

6. Przypomnienie gdy nie został wypełniony czas pracy

Nawet jeśli Ty zapomnisz o zapisaniu czasu pracy, to Sugester będzie o tym pamiętał. Wystarczy, że w Ustawieniach, w Konfiguracji projektów włączysz Przypomnienie gdy nie został wypełniony czas pracy. Wtedy rano, po zalogowaniu się do systemu, pojawi Ci się okno z przypomnieniem i linkiem do Twojego Timesheetu. 

 

7. Aktywności w Timesheecie

Jeśli chcesz bardziej szczegółowo zagłębić się w to, co robił Twój pracownik, możesz skorzystać z Aktywności wyświetlanych w Timesheecie. Pozwoli Ci to sprawdzić, z dokładnością co do minuty, kiedy ktoś się zalogował do systemu, wysłał pierwszy mail czy edytował zadanie. A ponieważ w Sugesterze wszystko jest ze sobą połączone, to jednym kliknięciem z listy aktywności przejdziesz do konkretnego maila czy zadania. 

 

Jak Zacząć?

 

Nie korzystasz z rejestracji czasu pracy w Sugeseterze w ogóle lub robisz to sporadycznie i chcesz to zmienić?

Tych kilka kroków pozwoli Ci szybko wdrożyć Timesheet i wyrobić w pracownikach nawyk prowadzenia ewidencji czasu pracy.

• Włącz przypomnienie o nieuzupełnionym czasie pracy. Wejdź w Ustawienia-> Konfiguracja projektów i w polu Przypomnienia, gdy nie został wypełniony czas pracy wybierz - codziennie
• W tym samym miejscu, w polu Rejestracja czasu pracy wybierz czy chcesz wymusić uzupełnianie czasu pracy w odniesieniu do zadania, projektu lub klienta

• Poinformuj pracowników o konieczności rejestrowania czasu pracy. Licznik włączysz, wchodząc w wybrane zadanie i rozwijając ikonę koła zębatego, a następnie wybierając Rejestruj czas. Zatrzymujesz licznik, klikając w niego i naciskając przycisk Stop.

Możesz też skorzystać z naszych materiałów pomocowych w artykule Timesheet - czas pracy

 

Nie trzeba zbyt wiele wysiłku, by zacząć mądrze zarządzać czasem w swojej firmie. Wystarczy rejestrować czas dla każdego zadania, jakiego się podejmujesz - czy to automatycznie, czy ręcznie - a na koniec miesiąca przejrzeć raport Timesheet i wysnuć odpowiednie wnioski.