Masz dosyć pisania tych samych odpowiedzi na te same pytania, nawet po kilka razy dziennie? Nie jesteś sam.

W tym artykule damy ci kilka wskazówek jak wykorzystać szablony w Sugesterze, by przyspieszyć odpowiedzi dla klienta, usprawnić pracę działu helpdesku i zminimalizować liczbę monotonnych powtarzalnych czynności. 

Sami korzystamy z tych rozwiązań, dlatego wiemy, że warto!

Zatem do dzieła!

 

1. Szablony odpowiedzi na czacie - reaguj szybciej, prowadząc nawet kilka rozmów jednocześnie

Czy wiesz że w Sugesterze są szablony odpowiedzi na czacie? To szybka odpowiedź, którą możesz wysłać do klienta podczas rozmowy, a nawet podczas kilku rozmów jednocześnie. Wystarczy, że stworzysz szablony odpowiedzi na często zadawane pytania tzw. FAQ.

W ten sposób oszczędzasz swój czas, ponieważ nie musisz pisać każdej odpowiedzi od zera. Wystarczy, że wybierzesz odpowiedni szablon i dostosujesz go do konkretnego przypadku.

Dzięki temu skracasz reakcję na zapytania klientów przynajmniej o połowę, co przekłada się na szybsze rozwiązywanie problemów i zwiększenie satysfakcji klienta.

Szablony możesz wykorzystać do udzielania informacji o produktach, usługach czy procedurach firmy. Możesz przygotować też gotowe odpowiedzi na pytania dotyczące cen, dostępności oraz warunków dostawy.

• Powitanie klienta - uniwersalne powitanie np “Witam, w czym mogę pomóc” 
• Odpowiedź dla klienta, który kontaktuje się z Tobą przez pomyłkę - “Wygląda na to, że chciałeś się skontaktować z inną firmą. My zajmujemy się… Mamy nadzieję, że otrzymasz pomoc, której szukasz”
• Prośba o testimonial/opinię - “Jeśli jesteś zadowolony z naszej obsługi, prosimy wystaw nam pozytywną opinię na google”
• Informacja o produktach, cennikach, aktywacji usługi
• Informacja o dłuższym czasie oczekiwania na odpowiedź. Jeśli ruch jest naprawdę duży, a Ty sam obsługujesz czat, możesz przygotować sobie odpowiedź - “Proszę poczekaj chwilę, jest spory ruch, zaraz do ciebie wrócę”
• Jeśli obsługujesz jednocześnie czat i telefon możesz stworzyć odpowiedź - “Właśnie rozmawiam z klientem przez telefon. Wrócę do ciebie jak tylko skończę rozmowę”

Dużym plusem jest to, że jako użytkownik Sugestera - niezależnie czy jesteś adminem, czy nie - możesz stworzyć własne szablony odpowiedzi, zgodne z Twoim stylem prowadzenia rozmów z klientem.

Natomiast jeśli czat w Twojej firmie obsługuje więcej niż jedna osoba, to polecamy stworzyć kilka uniwersalnych szablonów, tak żeby komunikacja była spójna, niezależnie od tego kto ją prowadzi.

Jak w takim razie dodać szablony odpowiedzi na czacie?

Rozwiń wielokropek po prawej stronie paska odpowiedzi w oknie operatora i wybierz Dodaj nowy szablon.

W nowym szablonie wpisz nazwę szablonu, jego treść i wybierz, dla którego czatu (widgetu) tworzysz odpowiedź. Gotowe! Po kliknięciu Zapisz szablon jest już widoczny w Twoim oknie operatora.

 

 

2. Szablony mailowe - zaangażuj klienta

Nie będziemy się za bardzo rozpisywać o samym dodawaniu szablonów maili w Sugesterze, bo jest to bardzo proste i mamy o tym obszerny wpis w bazie wiedzy. 

Chcemy raczej skupic sie na 2 rzeczach w naszych szablonach mailowych, które mogą nie być dla Ciebie takie oczywiste, a mianowicie:

1. Tworzenie szablonów mailowych w HTML

Niezależnie czy dodajesz szablon dla działu obsługi klienta, czy tworzysz szablon newslettera, możesz skorzystać z wbudowanego prostego edytora HTML w Sugesterze. Edytor pozwala na stworzenie profesjonalnego i przyciągającego wzrok wyglądu wiadomości email.

Dzięki niemu możesz dodać do swojej wiadomości grafiki, zdjęcia, ikony oraz inne elementy wizualne, które sprawią, że Twoje maile będą atrakcyjniejsze i przyciągną uwagę odbiorców.

Pamiętaj też, że programy pocztowe lepiej reagują na HTML niż na zwykły tekst. Łatwiej w tym przypadku o zachowanie spójności i formatowania, niezależnie od tego, w jakim programie czy na jakim urządzeniu odbiorca otwiera wiadomość. 

 

 

Jeśli nie znasz się na HTML możesz zainspirować się naszymi szablonami świątecznych newsletterów. Wystarczy, że podmienisz baner, dopiszesz treść i już masz gotowy szablon newslettera.

Sprawdź Gotowe szablony maili świątecznych.

 

2. Szablony do automatycznej wysyłki kampanii mailingowych

Dzięki temu, że Sugester jest narzędziem modułowym, możesz z niego wysyłać nie tylko pojedyncze maile, ale też masowe kampanie, także te automatyczne.

Jeśli zapisujesz w Sugesterze wszystkich nowych klientów i chciałbyś każdemu z nich wysłać np mail powitalny, to możesz to zrobić właśnie za pomocą funkcji automatycznej wysyłki kampanii.

Stwórz szablon mailowy np. “powitanie” (koniecznie w HTML, już wiesz dlaczego:)), a następnie utwórz automatyczną kampanię mailową. Tworząc listę odbiorców, możesz ją określić na podstawie tagu klienta lub filtru wyszukiwania w klientach. To bardzo wygodne, bo za każdym razem kiedy dodasz do CRM nowego klienta i oznaczysz go np tagiem “nowy”, to system automatycznie wyśle do niego Twój powitalny mail. Możesz też zaznaczyć czy wiadomość ma być wysłana od razu, co pół godziny, raz dziennie itd.

 

3. Szablony do zadań - skróć czas tworzenia zadania o połowę

Szablony do zadań powstały z myślą o tych zespołach, które na co dzień tworzą dużo zadań o tej samej lub podobnej treści.

Jeśli np. zgłaszając błąd u klienta, podajesz zawsze te same dane, to zamiast za każdym razem tworzyć zgłoszenie od podstaw, możesz użyć gotowego szablonu. Tak samo w przypadku zadania o wystawienie faktury, wysłanie umowy czy kontakt z klientem w sprawie oferty.

Szablony zadań znajdziesz, wchodząc w Ustawienia -> Konfiguracja helpdesku - > Szablony zadań.

Pamiętaj tylko, że aby potem dodawać zadania z możliwością wyboru szablonu,musisz to robić poprzez opcję Dodaj zadanie -> więcej w inboxie.

 

 

Dodatkowo możesz spersonalizować formatkę do zadań tak, żeby zawierała tylko potrzebne pola. To sprawi, że jeszcze bardziej skupisz się na konkretach, zamiast rozpraszać uwagę na uzupełnianie pól, których tak naprawdę mogłoby nie być.

Formatkę zmienisz, wchodząc w Ustawienia konta -> Zaawansowane, w sekcji Modyfikacja pól w popup zadań. W tym miejscu możesz zdecydować, które pola w formatce mają być widoczne od razu, które po kliknięciu Więcej opcji, a jakie mają być na stałe ukryte.

 

4. Szablony formularzy - nowy formularz w mniej niż minutę

W mniej niż minutę? Tak, jest to możliwe i to nie są przechwałki :) Jeśli chcesz stworzyć formularz w Sugesterze, to możesz skorzystać z gotowych szablonów dostępnych w naszym kreatorze formularzy.

Wejdź w zakładkę Formularze z górnego menu i kliknij niebieski przycisk +Dodaj. Zobaczysz kreator, z którego będziesz mógł wybrać przykładowy formularz.

Wszystkie z szablonów mają dodane już style CSS, także jedyne, co musisz zrobić to ewentualnie edytować nazwy pól lub dodać pola, które są Ci jeszcze potrzebne. Gotowe! Po zapisaniu formularza, możesz od razu skopiować skrypt i osadzić go na swojej stronie www.

 

 

A jeśli chciałbyś od szablonu czegoś więcej, możesz zainspirować się przykładami formularzy, jakie mamy w naszej bazie wiedzy. Znajdziesz tam gotowe rozwiązania dla formularzy kontaktowych, zapisu na newsletter czy formularzy reklamacyjnych. 

Sprawdź Przykłady formularzy.

 

Pamiętaj, warto korzystać z szablonów, bo to znaczna oszczędność czasu i Twojej energii, którą możesz wykorzystać na bardziej kreatywne zadania. Szablony maili i odpowiedzi na czacie stworzysz od ręki, bez uprawnień admina.

A jeśli chcesz mieć pod ręką tylko swoje szablony, przygotowując gotowe odpowiedzi, zaznacz by były widoczne tylko dla Ciebie.