Księgownik to biuro rachunkowe prowadzone przez Ewelinę Świętowicz. Klientami biura są osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółki cywilne. “Klienci są z różnych branż - usługi, handel, gastronomia, branża IT, branża budowlana.”

Księgownik tworzy zespół 6 kobiet, wykwalifikowanych i nastawionych na rozwój oraz profesjonalną obsługę klienta. Z każdym miesiącem ich klientów przybywa, chociaż początki były skromne. "Walczyliśmy o pozyskanie klienta, pojawiliśmy się na rynku w momencie, kiedy konkurencja w tej branży była bardzo duża i niełatwo było zdobyć nowego klienta, na szczęście dość szybko się to udało. Na początku pomogła po prostu reklama."

Początki Sugestera w Księgowniku

“Korzystaliśmy z Sugestera w poprzedniej firmie i na tyle się sprawdził, że przenieśliśmy to rozwiązanie do Księgownika.”

Zespołowi Księgownika od początku zależało na sprawnej komunikacji z klientem, głównie mailowej i telefonicznej. Potrzebny był system, który zepnie klientów, maile oraz połączenia w jednym miejscu, a do tego będzie prosty w obsłudze.

Mailing w biurze rachunkowym

Ważnym elementem pracy Księgownika jest sprawny przepływ informacji oraz informowanie klientów o zmianach podatkowych, które w ostatnim czasie są dość częste i zawiłe. Dlatego tak istotne jest, by klienci byli ze wszystkim na bieżąco. W firmie Eweliny sprawdziło się wysyłanie mailingów.

“Przy naszym profilu działalności głównym narzędziem, które bardzo ułatwia nam pracę jest mailing. Wysyłamy kampanie mailingowe do klientów np. z początkiem roku, przypominamy o zbliżającym się terminie na zmianę formy opodatkowania, z prośbą o przekazanie nam informacji o ewentualnych zmianach. Wymagamy terminowości od klientów, dlatego co chwilę przypominamy im o czymś. Wysyłamy np. mailing po zakończonym miesiącu z przypomnieniem, że zbliża się ostateczny termin zamknięcia miesiąca i należy uzupełnić brakujące dokumenty. Jest to bardzo wygodne przy tej ilości klientów, bo możemy takie informacje wysłać jednocześnie do wszystkich naszych klientów. Trzeba tylko odpowiednio przygotować kampanię. Gdyby trzeba było to robić pojedynczo, byłoby to bardzo czasochłonne.” 

Wszystko w jednym miejscu jest zdecydowaną zaletą

“Zaletą Sugestera jest to, że wszystko jest w jednym miejscu. Do CRMu możemy wprowadzić klientów, wszystkie ich dane, możemy nanieść notatki np jaką  formę opodatkowania wybrał klient, czy zaliczki na podatek płaci miesięcznie czy kwartalnie. Otwieramy kartę klienta i widzimy wszystkie maile tylko i wyłącznie od/do tego klienta, nie musimy ich nigdzie szukać.

Tutaj też mamy informacje o rozmowach tel z klientem. Pracownicy podczas rozmowy otwierają kartę danego klienta w CRMie i mogą sprawdzić czy np była opłacona faktura, kiedy i na jaką kwotę.” Podgląd informacji na temat opłaconych faktur i wystawionych dla klienta dokumentów jest możliwy, gdyż Księgownik ma włączoną w Sugesterze integrację z Fakturownią.

Sprawna komunikacja

“W biurze rachunkowym najważniejsza jest sprawna komunikacja z klientem. Dlatego główne narzędzia, z jakich korzystamy to poczta, CRM, mailing i VOIP. W VOIPie bardzo przydatna jest rejestracja czasu rozmowy z klientem. Widać też nieodebrane połączenia, które są zapisywane w systemie jako zadania, możemy więc zawsze oddzwonić do takiego klienta. To kolejny dla nas kanał do komunikacji z klientem.”

Ewidencja czasu pracy

“Bardzo fajną rzeczą jest timesheet. Dla mnie jako przełożonego jest to bardzo użyteczne narzędzie, zwłaszcza teraz przy pracy zdalnej. Mogę w łatwy sposób zweryfikować ile godzin w miesiącu przepracował pracownik, czy ma nadgodziny oraz sprawdzić kiedy brał urlop. Podczas urlopu pracownika fajnym rozwiązaniem jest przekierowanie jego e-maili do osoby, która go zastępuje, dzięki czemu unikamy ryzyka, że nasz klient nie otrzyma odpowiedzi na swoją wiadomość."

Nowi klienci pozyskani przez czat i formularz kontaktowy

W firmie Eweliny jednym z kanałów, przez jaki docierają do firmy nowi klienci jest czat Sugestera. “Czat jest jednym z kanałów komunikacji, który pomaga nam w zdobywaniu nowych klientów. Jeśli ktoś szuka księgowości i znajduje naszą stronę to odzywa się do nas na czacie.

Sporo klientów zdobyliśmy w ten sposób. To dobre narzędzie na nawiązanie współpracy. Podczas rozmowy na czacie klienci pytają nas czy będziemy mogli np rozliczyć dany rodzaj działalności albo czy pomożemy wypełnić wszystkie wnioski niezbędne do zarejestrowania działalności. Przez czat zgłaszają się częściej ludzie, którzy zaczynają dopiero przygodę z prowadzeniem własnej działalności.”

Księgownik ma też na swojej stronie firmowej, w zakładce Kontakt, dodany formularz kontaktowy Sugestera, co również generuje ruch nowych klientów. “Przez formularz częściej kierowane są do nas pytania o indywidualną wycenę usług księgowych."

Sugester jest obecny w Księgowniku od 2016 roku, czyli tak naprawdę od początku istnienia firmy. Zapotrzebowanie na nowe funkcje zmieniało się w Księgowniku wraz z rozwojem firmy. Początkowo Księgownik skupiał się na obsłudze poczty w Sugesterze i budowaniu bazy klientów. Kiedy zespół zaczął się rozrastać, a pracy i klientów przybywać Ewelina postanowiła wykorzystać dodatkowe możliwości systemu takie jak VOIP, czat i formularze na stronę. W pracy z Sugesterem najbardziej ceni sobie automatyczne mailingi i to, że wszystkie dane potrzebne jej do obsługi klienta ma w jednym miejscu.

Na pytanie czy poleciłaby Sugestera znajomym, Ewelina odpowiada, że jak najbardziej, bo to łatwe w obsłudze narzędzie, które bardzo wspomaga pracę w jej firmie.