Poczta elektroniczna jest nadal głównym środkiem komunikacji w biznesie. Ktoś zapyta: a czat, telefon, portale społecznościowe? Owszem, coraz więcej firm włącza do komunikacji z klientem dodatkowe kanały kontaktu, ale i tak częściej usłyszymy “wyślij mi maila” zamiast “zadzwoń do mnie”.

Biznesowa korespondencja wymaga dopracowania wielu szczegółów - trzeba zadbać o tytuł, zwroty grzecznościowe, wartościową treść, odpowiednio dodane załączniki, a na końcu maila - profesjonalna stopka. 

Stopka email to ważny element wiadomości. Dlaczego?

• dobrze skonstruowana może pomóc w nawiązaniu relacji z klientem
• przekazuje dodatkowe informacje o Tobie i Twojej marce
• tworzy tożsamość wizualną firmy
• pozwala na spójną i szybką komunikację

Stopka nie musi być nudna ani standardowa, chociaż warto stosować się do pewnych zasad. Niby to nic trudnego, a jednak nie raz spotyka się stopki, które nie zachowują standardów. 

Dlatego przygotowaliśmy krótką instrukcję jak krok po kroku przygotować profesjonalną stopkę. 

 

Stwórz za darmo profesjonalną stopkę email

 

Krok 1 Dane kontaktowe

Imię i nazwisko

Imię i nazwisko to podstawa. Twój odbiorca powinien zawsze wiedzieć z kim ma do czynienia i do kogo może się zwrócić jeśli zajdzie taka potrzeba. Imię i nazwisko powinno się znaleźć w pierwszej linii Twojej stopki. Dobrze jeśli dodatkowo będzie się wyróżniało od pozostałej treści - możesz je na przykład pogrubić lub zapisać innym kolorem.

Stanowisko

Tuż za imieniem i nazwiskiem powinna widnieć nazwa Twojego stanowiska. To pomoże zrozumieć odbiorcy dlaczego to Ty właśnie się z nim kontaktujesz i jaka jest Twoja rola. Obok stanowiska warto dodać nazwę Twojej firmy, szczególnie jeśli jest rozpoznawalna lub jest liderem w branży.

Adres email, telefon, fax, strona www

W kolejnym wierszu stopki dodaj takie informacje jak adres email i Twój numer telefonu. Jeśli nie chcesz podawać numeru bezpośrednio do siebie, możesz podać numer do Twojego działu lub na infolinię. Pamiętaj też, by dodać międzynarodowy prefiks do numeru telefonu, jeśli współpracujesz z zagranicznym klientem.

Jeżeli Twoja firma posiada swoją stronę www, nie zapomnij umieścić jej w stopce. Dodatkowo, jeśli prowadzisz np. bloga i chcesz, by klienci mogli się z Tobą kontaktować również za jego pośrednictwem, to dobry moment, by umieścić tutaj również jego adres.

W Sugesterze stopkę email stworzysz w formacie HTML. Jest to na pewno bardziej zaawansowany sposób i wymaga pewnych umiejętności HTML i CSS, ale za to pozwala wyświetlać obrazy o różnych kolorach, wymiarach i kształtach, pozwala dodawać odnośniki i odpowiednio sformatować podpis. To powoduje, że stopka jest bardziej profesjonalna i wzbudza większe zainteresowanie u odbiorcy.

Wszystkie dane takie jak: imię, nazwisko, stanowisko, telefon, mail itd zawrzesz w stopce email w Sugesterze za pomocą zmiennych Liquid. Listę dostępnych zmiennych znajdziesz tutaj

Zmienne pozwalają na stworzenie dynamicznej stopki - informacje w niej zawarte będą się zmieniały w zależności od tego, który użytkownik wysyła wiadomość z danego adresu. 

Oto przykład stopki e-mail z wykorzystaniem zmiennych:

Pozdrawiam,

--

e-mail:

tel:

Ustawiając stopkę email w Sugesterze pamiętaj, że w systemie są 2 miejsca, gdzie możesz to zrobić. Możesz ustawić jedną stopkę dla wszystkich skrzynek w Konfiguracji poczty email, gdzie będą podmieniane automatycznie tylko dane użytkownika w zależności od tego, kto będzie wysyłał wiadomość. Możesz też ustawić osobną stopkę dla każdego obsługiwanego w systemie konta e-mail.

Chcesz mieć taką stopkę w swoim mailu? Skorzystaj z Galerii stopek w Sugesterze

Krok 2 Media społecznościowe w stopce

Jeśli Twoja firma ma profil w mediach społecznościowych, koniecznie umieść do nich ikony w stopce. Czy warto je mieć? Oczywiście. Portale społecznościowe mają dobrą jakość witryny i wysoką pozycję w Google. Poza tym to dobry sposób, żeby zdobyć nowych obserwujących oraz żeby Twoi klienci poznali Cię od nieco innej strony. Media społecznościowe mogą się też przyczynić do przekierowania większego ruchu na Twoją stronę, jeśli np. publikujesz na facebooku posty z linkami do niej. Dajesz też klientom dodatkowy kanał do komunikacji z Tobą. Umieszczając ikony do portali społecznościowych w stopce email, zastanów się jednak czy warto dodawać je wszystkie, nawet te, na których od dawna nic ciekawego się nie dzieje. 

I jeszcze jedno - lepiej dodać linki czy ikony do social mediów? Według nas ikony, ponieważ są łatwo rozpoznawalne i od razu “rzucają się w oczy”, także odbiorca od razu widzi, gdzie może Cię znaleźć. Jak wiadomo, mózg o wiele szybciej przetwarza obraz niż tekst, poza tym ikony znacznie oszczędzają przestrzeń w stopce. Warto pamiętać o tej przestrzeni, jeśli nie chcemy, by nasza stopka była chaotyczna i przeładowana. 

Nie zapomnij też, żeby ikony linkowały do odpowiednich stron, by nie przekierowały do innych stron czy portali lub, co gorsza, w eter.

Jeśli tworzysz swoją stopkę email w Sugesterze, możesz w łatwy sposób dodać odnośnik np. do facebooka:

• wystarczy że dodasz ikonę facebooka do Plików w Sugesterze
• otworzysz dodany plik i skopiujesz URL 
• wkleisz w pole “Stopka” w Konfiguracji poczty link podobny do tego poniżej, gdzie w src=”dajemy link do obrazka”

<a href="https://www.facebook.com/sugesterPL" target="_blank"><img height="30" src="https://files1.intum.net/s/NAZWAKONTA/files/facebook-app-logo.png" width="30" /></a>

 

Krok 3  Logo lub zdjęcie w stopce maila

Do swojej stopki email dodaj koniecznie zdjęcie lub logo firmy. Jeśli chcesz, by Twoja stopka była bardziej personalna i żeby Twoje nazwisko kojarzyło się odbiorcy z Twoim wizerunkiem, postaw na umieszczenie zdjęcia w stopce. 

Jeśli chcesz dodać zdjęcie do stopki w Sugesterze, sprawdź najpierw czy masz dodany swój avatar do profilu użytkownika (tutaj podpowiadamy jak to zrobić).

Jeśli tak - wystarczy, że w stopce użyjesz zmiennej   

Możesz też dodać firmowe logo, by uatrakcyjnić swoją stopkę oraz by zwiększyć świadomość odbiorcy na temat Twojej marki. 

Jak dodać logo do stopki  w Sugesterze?

• Wgraj do Plików w Sugesterze firmowe logo
• Po wgraniu otwórz obrazek i skopiuj jego adres URL
• Przejdź do edycji stopki i wklej kod podobny do tego poniżej

<img src="https://files1.intum.net/s/NAZWAKONTA//app/files-id-30310/NAZWAOBRAZKA.png">

• Na koniec kliknij Zapisz i gotowe

Zobacz przykład stopki poniżej, stworzonej za pomocą naszych szablonów stopek.

 

Krok 4 Wezwanie do działania (CTA)

Dobrym posunięciem jest umieszczenie przycisku CTA w stopce maila. Przycisk powinien być spójny z resztą stopki i nie powinien wyzwalać w odbiorcy wrażenia, że chcemy mu coś sprzedać, a bardziej że chcemy go rzetelnie poinformować o możliwościach, z których może skorzystać.

 

Krok 5  Kolory w stopce

Tworząc stopkę nie zapominaj o kolorach. Wybierz kolory stonowane, które nie przytłoczą odbiorcy i będą dobrze współgrać z całym projektem stopki. Jeśli w stopce znajdzie się logo, zainspiruj się kolorami Twojej firmy. A jeżeli postawisz na swoje zdjęcie, dobrym rozwiązaniem będzie kolor czcionki nawiązujący do przewodniego koloru na zdjęciu. Najczęściej spotykane kolory to: czarny (symbol elegancji i profesjonalizmu), niebieski (symbolizuje zaufanie i wiedzę) oraz zielony (kojarzy się ze zdrowiem i ekologią). 

Możesz też zaznaczyć hierarchię dodanych do stopki informacji oraz podkreślić te elementy, na których najbardziej Ci zależy. Zapisz na przykład większą czcionką swoje imię i nazwisko, by odbiorca łatwiej je skojarzył. Możesz też użyć podkreśleń, by wzrok odbiorcy od razu wiedział, co powinien przeczytać najpierw. 

 

Krok 6 Stopka przyjazna urządzeniom mobilnym

Sprawdź czy Twoja stopka dobrze się prezentuje na urządzeniach mobilnych. Cztery na dziesięć maili jest otwieranych w aplikacjach mobilnych. Stopka powinna być przejrzysta i czytelna, by łatwo można było ją przeczytać na telefonie. Sprawdź czy tekst jest wystarczająco duży, by był łatwy w odbiorze na małych ekranach, a linki na tyle oddalone od siebie, by palcem można było łatwo w nie kliknąć.

Dużą rolę odgrywa w tej kwestii skala i odpowiednie rozłożenie pustych przestrzeni między tekstem.

Kiedy już skończysz swoją stopkę, zanim roześlesz ją w świat, wyślij ją na kilka testowych adresów, najlepiej różnych dostawców poczty i sprawdź czy wszystko wygląda jak należy.

 

Stwórz profesjonalną stopkę email z Sugesterem