Jak z sukcesem wdrożyć Sugestera. # 6 Automatyzacja procesów
Dobry system CRM to taki, który nie tylko pozwala na skuteczną komunikację z klientem, wsparcie procesów sprzedażowych oraz strategii marketingowych, ale też dba o cenny czas użytkownika i pozwala na zautomatyzowanie powtarzalnych czynności. Wysyłanie tych samych odpowiedzi, tworzenie ofert, przypominanie o spotkaniach, informowanie o etapie realizacji zgłoszenia - wszystko to może zrobić za Ciebie system.
Do czego wykorzystać automatyzację?
Automatyzując część procesów w firmie, zyskujesz bardziej wydajnych pracowników, którzy nie są obciążeni monotonnymi i powtarzalnymi czynnościami. Dział obsługi klienta może poświęcić zaoszczędzony czas na rozwiązywanie pilnych zgłoszeń, a sprzedawcy na poszukiwanie nowych klientów.
Poniżej przedstawiamy listę funkcji w Sugesterze, które pozwolą zoptymalizować powtarzalne czynności w Twojej firmie i zaoszczędzić sporo czasu.
Funkcje takie jak autoresponder, asystent maili, szablony oraz zadania cykliczne są dostępne w każdym planie. Spersonalizowane reguły (makra) można ustawić od planu Max.
Gotowe szablony odpowiedzi (szablony email/szablony odpowiedzi na czacie)
System umożliwia tworzenie gotowych szablonów odpowiedzi. Jeśli często dostajesz te same zapytania od klientów, możesz znacznie skrócić czas odpowiedzi na nie, tworząc szablony odpowiedzi. W zależności od tematu zapytania możesz przygotować osobne szablony dla sprzedawców, inne dla działu obsługi klienta, a jeszcze inne dla pracowników z działu IT. To samo dotyczy szablonu odpowiedzi na czacie. Przygotowanie odpowiedzi typu: powitanie, pożegnanie, zapoznanie z cennikiem zmieni jakość komunikacji na Twoim czacie, a obsługujący czat będzie mógł poświęcić więcej uwagi bardziej złożonym zapytaniom.
Szablony zadań
W Sugesterze oprócz szablonów dla maili i czatów znajdziesz również szablony zadań. Powstały one z myślą o sytuacjach, kiedy w systemie dość często pojawiają się zadania o tej samej treści, ale nie są to zadania regularnie powtarzane (jak zadania cykliczne). Szablony zadań możesz wykorzystać np. do stworzenia formatek zgłaszanie błędu dla działu technicznego lub formatek zamówień na produkcję.
Autoresponder
Funkcja powszechnie znana, która w Sugesterze pozwala na wysyłanie automatycznych odpowiedzi do nadawcy wiadomości. Autoresponder można włączyć dla konkretnej skrzynki odbiorczej. Można też zredagować jego zawartość i użyć zmiennych takich jak , oraz , aby dane takie jak tytuł, numer oraz treść maila były automatycznie dodawane do treści odpowiedzi. Takie ustawienia wykorzystasz np. do potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub przekazania informacji o nieobecności pracownika.
Automatyczne przypomnienie o wybranej dacie
Na koncie za pomocą makra można ustawić przypomnienie o ważnych datach np. o zbliżającym się końcu abonamentu, terminie płatności czy dacie urodzin klienta. W tym przypadku należy dodać makro oraz stworzyć zadanie cykliczne. Takie zadanie będzie widoczne w inboxie u osoby, która jest za nie odpowiedzialna. Można np. ustawić, by zadanie z informacją o kończącym się abonamencie wyświetlało się w inboxie na 7 dni przed datą zakończenia abonamentu.
Wysyłanie powiadomień sms
Za pomocą reguł możesz ustawić powiadomienia sms np. o nowej szansie sprzedaży jaka pojawiła się w systemie lub o wystawionej fakturze. Za każdym razem kiedy do CRMu zostanie dodany nowy interes, system wyśle Ci automatycznie smsa z nazwą i linkiem do tego interesu. Dzięki temu wystarczy kliknąć w link, by system przekierował Cię do wybranego interesu, gdzie możesz sprawdzić szczegóły.
Asystent maili
Funkcja “Asystent maili” została stworzona dla wszystkich zabieganych, którzy nie mają czasu ciągle sprawdzać swojej skrzynki mailowej. Asystent pozwala zautomatyzować filtrowanie wiadomości przychodzących. W zależności od potrzeb w asystencie maili można ustawić, żeby całą korespondencję system przekierowywał do folderu “Do przydzielenia” lub tylko tę od nieznanych nadawców. Dzięki temu Twoi współpracownicy będą mogli Cię odciążyć, przejrzeć wiadomości i zdecydować, które maile powinny trafić do Ciebie, a którą sprawę mogą przejąć i sami rozwiązać.
Zadania cykliczne
Jeśli w Twojej firmie są zadania/wydarzenia, które dzieją się regularnie i są powtarzalne, możesz dla nich stworzyć zadania cykliczne. Generowanie miesięcznego raportu, tygodniowe sprawozdanie, sprawdzenie faktur, przygotowanie kampanii mailingowej - to wszystko możesz zapisać w Sugesterze jako zadanie cykliczne. Wystarczy kilka szczegółów oraz wybranie daty od kiedy zadania mają się pojawiać w kalendarzu i do kogo mają być przypisane. Resztę system wykona za Ciebie. W ustalonym terminie zadanie automatycznie pojawi się w inboxie pracownika, któremu zostało przydzielone.
Automatyczne uzupełnianie pola na karcie klienta
Sugester pomoże Ci dopilnować, by każdy nowy rekord jaki pojawi się w bazie został “obdzwoniony”. To ważne, by nie tylko budować bazę nowych klientów, ale też poznać ich potrzeby już na samym początku. Wystarczy w ustawieniach konta stworzyć proste makro. Jeśli chcesz np. kontaktować się z nowym klientem 2 dni po tym jak założył u Ciebie konto lub dokonał zakupu, Sugester automatycznie uzupełni odpowiednie pole na karcie klienta o datę 2 dni później licząc od dnia stworzenia klienta w systemie. Nie musisz więc uzupełniać tych informacji ręcznie. Co więcej listę kontaktów do obdzwonienia w danym dniu w łatwy sposób wyświetlisz za pomocą wyszukiwania zaawansowanego w klientach.
Sms po zmianie statusu klienta
Za pomocą smsa możesz informować klienta o zajściu na jego koncie jakiejś akcji np. o aktywowaniu usługi lub wysłaniu oferty na maila. Dzięki funkcji makr nie musisz o tym pamiętać, bo system informację do klienta wyśle za Ciebie automatycznie. W tym przypadku reguła działa w oparciu o zmiany w statusie klienta. Wystarczy w ustawieniach konta dodać makro, które będzie rejestrowało zmianę statusu np. z “kontakt” na “wysłana oferta”, by system - gdy zajdzie taki warunek - wysłał automatycznie sms na numer klienta.
Przypomnienie o terminie spotkania
Za sprawą makra możesz przypomnieć swoim klientom o dacie umówionego spotkania, terminie wizyty lub rozmowy kwalifikacyjnej. Możesz ustawić powiadomienie mailowe lub sms. Możesz też ustalić dowolną treść takiego smsa czy maila np. datę, godzinę i miejsce spotkania/wizyty. Dzięki temu pracownik nie musi obdzwaniać klientów ręcznie i masz pewność, że wszyscy zostali poinformowani na czas. Zastosowanie tej funkcji może też wpłynąć na zmniejszenie liczby odwołanych wizyt.
Powiadomienie o nieodebranym połączeniu
Jeśli klienci kontaktują się z Tobą głównie telefonicznie, możesz zadbać o to, by każde nieodebrane połączenie doczekało się oddzwonienia. Jeżeli korzystasz z modułu VOIP w Sugesterze wystarczy, że ustawisz makro, by za każdym razem kiedy połączenie nie zostanie odebrane, system stworzył automatycznie zadanie o nieodebranym połączeniu. W zadaniu będzie widoczny numer telefonu, na który należy oddzwonić. Możesz też dowolnie modyfikować treść takiego zadania. Każde z nich trafi do folderu “Do przydzielenia” w inboxie, tak by każdy miał możliwość takie zadanie zobaczyć i oddzwonić.
Powiadomienie o nowym zadaniu w Sugesterze
Jeśli Twoi pracownicy są częściej w terenie niż za biurkiem i nie mają czasu regularnie zaglądać do Sugestera, możesz włączyć za pomocą makr automatyczne wysyłanie powiadomień sms za każdym razem kiedy w systemie pojawi się dla nich zadanie. Być może łatwiej im w ten sposób będzie kontrolować zaplanowane czynności niż logując się co chwilę do systemu.
Dzięki automatyzacji możesz zaproponować swoim zespołom nową jakość pracy. Z pewnością również klienci docenią nowe rozwiązania.
Jeśli w artykule nia ma opisu makra, które przydałoby się w Twojej firmie, możesz nas o nie zapytać indywidualnie :)