Integracja Sugestera z Fakturownią - CRM i fakturowanie w jednym miejscu
Wydawać by się mogło, że o integracji Sugestera z Fakturownią powiedzieliśmy już wszystko, tym bardziej że funkcja jest dostępna w Sugesterze od bardzo dawna. Tymczasem nadal dość często pojawiają się pytania w tej kwestii zarówno od nowych jak i obecnych klientów, dlatego postanowiliśmy odświeżyć nieco temat.
W tym artykule chcemy przypomnieć na czym polega integracja Sugestera z Fakturownią, jakie nowe możliwości daje twojej firmie i jak z niej korzystać. Na koniec mamy bonus w postaci odpowiedzi na kilka najczęściej zadawanych pytań przez naszych użytkowników.
Czym jest Fakturownia?
Fakturownia to prosty system online do wystawiania faktur i prowadzenia magazynu. To jeden z najpopularniejszych polskich systemów, który jest dostępny na całym świecie w wielu wersjach językowych.
Dlaczego stworzyliśmy integrację?
Sugester i Fakturownia to jedna rodzina dlatego już na wczesnym etapie rozwoju naszego CRM postanowiliśmy się połączyć. Na początku myśleliśmy tylko o sobie, ponieważ sami jako zespół Sugestera wystawialiśmy faktury dla naszych klientów w Fakturowni i to czego nam brakowało to łatwego przełączania się między systemami oraz synchronizacji najważniejszych danych - klientów i faktur - w czasie rzeczywistym.
Po stworzeniu integracji wewnątrz “rodziny” i przekonaniu się jak bardzo ułatwia ona pracę w CRM - możliwość wystawienia faktury dla klienta lub podgląd wszystkich jego dokumentów bez konieczności logowania się do innego systemu - postanowiliśmy udostępnić ją również naszym klientom.
Integracja jest na tyle prosta i skuteczna, że jej zasady i funkcje nie zmieniły się w zasadzie od momentu jej powstania aż do dziś.
Na czym polega integracja Sugestera z Fakturownią?
Na czym polega więc integracja Sugestera z Fakturownią? W jednym zdaniu - na synchronizacji klientów, interesów i faktur. W obu systemach jest widoczna ta sama baza klientów, która automatycznie się aktualizuje za każdym razem kiedy w kliencie dokonano jakiś zmian.
Sugester i Fakturownia komunikują się i przekazują między sobą dane, które są następnie zapisywane w systemie. Dane, które są przekazywane to:
- Z Sugestera: stworzenie, edycja oraz usunięcie klienta
- Z Fakturowni: stworzenie/edycja/usunięcie klienta oraz stworzenie/edycja/usunięcie faktury
Jakie korzyści daje ci integracja Sugestera z Fakturownią?
- System CRM wzbogacony o możliwość fakturowania i prowadzenia magazynu
- Wystawianie faktury z poziomu CRM
- Automatyczne tworzenie interesu po wystawieniu faktury w Fakturowni
- Wspólną bazę klientów, aktualizowaną za każdym razem kiedy w jednym z systemów następuje zmiana w kliencie (zmiana nazwy, adresu, numeru tel itd)
- Podgląd faktur klienta
- Możliwość swobodnego przełączania się między systemami za pomocą przycisku CRM/Faktury widocznego w górnej belce aplikacji bez konieczności logowania się do osobnego systemu
- Za niewielką kwotę dostęp do programu Fakturownia, z funkcjami w zależności od pakietu, jaki wybierzesz
Wystawianie faktur z CRM
Główną zaletą integracji Sugestera z Fakturownią jest możliwość wystawiania faktur z systemu CRM. Po aktywowaniu integracji w ustawieniach konta, w widoku każdego interesu w Sugesterze w prawym górnym rogu pojawia się przycisk “Dodaj fakturę”.
Za każdym razem kiedy chcesz wystawić klientowi fakturę, wystarczy że klikniesz ten przycisk, a system przeniesie cię do Fakturowni do wygenerowanej faktury z uzupełnionymi już danymi. Dzięki temu oszczędzasz sporo czasu i unikasz pomyłek w treści dokumentu, gdyż dane do faktury są zaczytywane automatycznie z pól interesu w Sugesterze.
Dodatkowo wystarczy kliknąć “wyślij”, by faktura powędrowała mailem do klienta (faktury są wysyłane z systemu Fakturownia, dzięki temu na liście faktur od razu widać - symbol koperty - który dokument został już wysłany).
Link do każdej faktury wystawionej w ten sposób znajdziesz w podglądzie interesu w CRM.
A co jeśli to w Fakturowni wystawisz najpierw fakturę? W Sugesterze automatycznie zostanie stworzony interes z danymi z faktury, podpięty do klienta, dla którego faktura została wystawiona. Tutaj należy jedynie pamiętać, że nazwą interesu będzie zawsze pierwsza pozycja na fakturze, nawet jeśli będzie ona miała więcej pozycji.
To co jest jeszcze istotne to kwota interesu. W CRM w polu “wartość” jest zawsze podana wartość brutto z faktury.
Dodatkowo na podstawie typu faktury sprawdzamy czy dana faktura ma być zapisana w Sugesterze. Domyślnie zapisujemy faktury, paragony, marże, fv zaliczkowe i końcowe (wybór akceptowanych typów faktur możesz ustawić w Konfiguracji CRM)
Jeśli do systemu trafi faktura podpięta pod klienta, którego nie mamy jeszcze w systemie, zostanie on automatycznie dodany do bazy.
To co jest jeszcze jednym dużym atutem przy posiadaniu integracji z Fakturownią to możliwość ustawienia w Sugesterze makra, które będzie generowało automatyczne powiadomienia o każdej zrealizowanej sprzedaży, czyli wystawionej fakturze.
Podgląd faktur
Jeśli masz aktywną integrację, nie tylko możesz wystawiać faktury, ale też przeglądać je w dowolnym momencie.
Jak już wspomnieliśmy, każdy interes, do którego jest wystawiona faktura, zawiera link do wystawionego dokumentu. Wystarczy w niego kliknąć, by zobaczyć podgląd fv. A jeśli chcesz dokonać np. edycji faktury, wystawić fv cykliczną lub sprawdzić wszystkie dokumenty wystawione dla danego klienta, wystarczy przejść do Fakturowni za pomocą przycisku Faktury na górnej belce.
Synchronizacja danych
Integracja Sugestera z Fakturownia to wspólna bazę klientów dla obu systemów. Co to oznacza w praktyce? Że za każdym razem kiedy dodasz nowego klienta do bazy, edytujesz już istniejącego lub chcesz jakiegoś usunąć np. w Sugesterze to to samo zadzieje się w Fakturowni (i odwrotnie).
Trochę inaczej ma się sytuacja z fakturami i interesami. W przypadku interesów każda wystawiona faktura w Fakturowni będzie tworzyła nowy interes dla danego klienta w Sugesterze, ale wykasowanie faktury w Fakturowni nie będzie skutkować usunięciem interesu w Sugesterze (i odwrotnie).
Przy okazji synchronizacji danych w integracji warto powiedzieć jeszcze o synchronizacji działów.
Jeśli posiadasz działy w obu aplikacjach, to muszą one być również zsynchronizowane. Każdy z pracowników powinien mieć też odpowiednio ustawione dostępy. W tej kwestii warto pamiętać przede wszystkim o:
- Zaznaczeniu odpowiednich opcji w rolach w Sugesterze (np czy pracownik ma mieć dostęp do podglądu faktur w Sugesterze)
- Dopilnowaniu, żeby każdy użytkownik, który ma mieć dostęp do obu systemów miał w swoim profilu w obu systemach IDENTYCZNE loginy i adresy email
Klienci pytają
Na koniec jako bonus mamy kilka najczęściej pojawiających się pytań od naszych klientów, jako uzupełnienie wiedzy na temat integracji Sugestera z Fakturownią
1. Czy nazwa interesu musi być taka sama jak nazwa produktu lub usługi na fakturze?
Tak, i zawsze nazwą interesu będzie nazwa pierwszej pozycji na fakturze. Nie ma możliwości zmiany.
2. Czy kwota interesu musi się wyświetlać jako kwota brutto?
Tak, wartością interesu jest zawsze kwota brutto z faktury.
3. Czy jest możliwość zrobienia oferty dla klienta w Sugesterze i konwertowanie jej później na np proformę?
W Sugesterze możesz przygotować dowolną ofertę dla klienta. Dzięki edytorowi HTML i zmiennym jakie możesz wprowadzić do szablonu oferty, stworzysz dokument dokładnie taki jakiego potrzebujesz - z własnym logo, kolorystyką oraz danymi do oferty pobranymi z pól interesu. Taką ofertę wyślesz potem mailem z Sugestera. A jeśli chcesz by system przypomniał ci, żeby się odezwać do klienta po kilku dniach, skorzystaj z funkcji Wyślij i przypomnij.
Oferta zostanie podpięta pod interes, tak samo jak fv proforma, którą wystawisz za pomocą przycisku Dodaj fakturę.
4. Czy po aktywowaniu integracji dostęp do faktur mają wszyscy użytkownicy korzystający z Sugestera?
Nie, możliwość przełączania się między systemami, a co za tym idzie dostęp do systemu Fakturownia mają tylko użytkownicy, którzy są dodani w obu systemach i w obu systemach mają identyczne loginy i adresy mailowe. Zatem jeśli nie chcesz, by któryś z Twoich pracowników miał dostęp do Fakturowni, po prostu nie dodawaj go jako użytkownika w tej aplikacji.
5. Czy Sugester, w ramach integracji, ma możliwość przypisywania produktów do interesów?
Niestety nie, na ten moment integracja nie uwzględnia wprowadzania produktów w Sugesterze.
Jeśli jeszcze nie korzystasz z integracji, a chcesz zoptymalizować proces fakturowania w swojej firmie, zredukować liczbę pomyłek w treści faktur i zaoszczędzić czas, to wypróbuj integrację Sugestera z Fakturownią.