12 zasad udanego importu w Sugesterze
Ponieważ poprawny import danych do systemu to rzecz święta, przygotowaliśmy dla Was zestawienie najważniejszych informacji dotyczących importów danych w Sugesterze. Tak na wszelki wypadek listę warto mieć zawsze gdzieś pod ręką.
-
Importowane do Sugestera pliki muszą być w formacie xls lub csv
-
W imporcie klientów, kontaktów do klientów, zadań oraz interesów plik nie powinien mieć więcej niż 5000 rekordów. Jeśli jest większy, podziel go na kilka mniejszych
-
W każdym imporcie jedną z najważniejszych rzeczy jest odpowiednie dopasowanie kolumn. Nad każdą kolumną pliku z importowanymi danymi znajduje się menu do wyboru pola, do którego ma trafić treść tej kolumny. Jeśli w danej kolumnie znajdują się adresy e-mail - z menu wybierz pozycję "E-mail", jeśli w kolumnie są numery NIP - wybierz "NIP" itp. Jeśli plik posiada nagłówek (pierwszy wiersz zawiera tytuły kolumn) to w lewym górnym rogu zaznacz opcję “Plik posiada nagłówek”. Zawsze jednak sprawdź czy system poprawnie przypisał nagłówki
-
Kolumny w pliku, których nie chcesz uwzględniać w imporcie oznacz jako "pomiń". Dane z tych kolumn nie będą importowane.
-
Jeśli co jakiś czas wgrywasz nową bazę kontaktów i korzystasz ze strategii duplikatów “Aktualizuj istniejący” lub “Ignoruj wpis” pamiętaj, że kontakty są przypisywane do klientów po wyszczególnionych poniżej danych w następującej kolejności:
ID, ID klienta, NIP, Nazwa klienta, PESEL, email, telefon
Podczas wgrywania nowej bazy system w pierwszej kolejności próbuje dopasować rekordy na podstawie zawartości kolumny ID, jeśli nie dopasuje rekordów po ID, szuka po ID klienta, następnie po numerze NIP itd.
-
Jeśli Twoi klienci, których chcesz zaimportować do Sugestera, posiadają więcej niż 1 adres mailowy, wykorzystaj import kontaktów do klientów, by wgrać je wszystkie do systemu.
-
Pamiętaj, że w imporcie interesów interesy łączą się z klientami tylko po nazwie klienta. Oznacza to, że jeśli w Twoim pliku do importu interesów nie ma kolumny “Nazwa klienta” to owszem dane się zaimportują, ale nie przypiszą do żadnego klienta
-
Jeśli masz włączoną integrację Sugestera z Fakturownią i importujesz interesy do CRMu to w Fakturowni nic się nie wydarzy. Dopiero kliknięcie w CRMie przycisku “Dodaj fv” spowoduje wystawienie dokumentu
-
W imporcie zadań jeśli importowane zadania mają zostać od razu przypisane do klientów istniejących już w CRMie, stwórz w importowanym pliku kolumnę z numerem NIP i wybierz dla niej nagłówek “Klient” podczas importu. Zanim jednak to zrobisz najpierw sprawdź czy wszyscy klienci w CRMie mają uzupełnione pole “NIP”
-
Aby zaimportować archiwum maili do Sugestera musisz je wyeksportować z dotychczasowego programu w formacie eml lub maildir.
-
Przed rozpoczęciem procesu importu upewnij się, że Twoje archiwum maili jest spakowane w pliki ZIP nie większe niż 200 mb.
-
W imporcie maili pamiętaj, żeby wybrać do jakiej skrzynki mailowej wiadomości mają zostać zaimportowane